見積書の合計欄だけを並べると、送料や設置費が含まれている会社と、あとで費用がかかる会社を同じ条件で比べてしまいます。Gemini Notebook（旧NotebookLM）で相見積もりを整理するときは、「込み」「別料金」「記載なし」を分けた比較表を作り、見積書の原文で確かめるところまでを一つの作業にしましょう。
ここでは、事務所に同じ仕様の収納棚を2台入れる想定で、架空のA社・B社・C社の見積もりを比べます。比較表の作り方から、追加費用を先方に確認する文面までを紹介します。
先に「どこまで頼みたいか」を決める
まず、3社にそろえてほしい条件を書き出します。今回の条件は、同じ仕様の収納棚2台を指定場所まで届けてもらい、組み立てて設置してもらうことです。見積書に「配送」と書かれていても、建物の入口で受け取るのか、設置場所まで運んでもらえるのかで、当日に自社で行う作業が変わります。
比較表には、本体の仕様と数量、配送・搬入、組み立て・設置、金額と税区分を用意します。納入希望日が決まっているなら、金額の欄とは別に、納期と見積有効期限の欄も設けておくと確認しやすくなります。
同じ会社から修正版を受け取っている場合は、採用する版を先に決めます。ファイル名を「A社_収納棚見積_改訂2」のようにそろえると、比較表から元のファイルに戻るときに迷いません。搬入条件が別紙にある場合は、見積書本体との対応も控えておきます。
3社の見積書から比較表のたたき台を作る
パソコンでGemini Notebookを開き、案件用のノートブックに比較する見積書を追加します。PDFや貼り付けたテキストをソースにできます。比較時は、対象の3社と必要な別紙だけを選びます。追加できる形式はGoogle公式ヘルプのソース一覧で確認できます。
実際の見積書を使う前に、取引先の資料をAIサービスへアップロードできるか、社内ルールと利用するアカウントの条件を確認します。許可された範囲で、比較に不要な担当者名や連絡先を除いたコピーを用意してください。扱いが分からない場合は、下の架空例をテキストとして試せます。仕事用アカウントのデータの取り扱いは、Googleの仕事用・学校用アカウント向け案内にまとまっています。
以下の3行は練習用です。A社、B社、C社の行をそれぞれ別のテキストソースとして貼り付けると、引用を見ながらどの会社の条件かを追えます。いずれも同じ仕様の収納棚2台の見積もりです。
- A社：税抜合計98,000円。指定場所への配送を含む。組み立て・設置は別途15,000円。
- B社：税抜合計108,000円。指定場所への配送と、組み立て・設置を含む。
- C社：税抜合計92,000円。送料は別途6,000円。
コピーして使える比較用プロンプト
選択した3社の見積書と別紙だけを使い、会社ごとに収納棚の仕様・数量、本体金額、配送・搬入の範囲、組み立て・設置費、見積書の合計と税区分を表にしてください。
配送・設置の費用は「込み」「別料金」「記載なし」のいずれかに分けてください。「別料金」は金額の記載があれば併記し、読み取れない箇所は「要確認」としてください。金額や条件を推測で補わず、各項目に根拠の引用を付けてください。
見積書に記載された合計と、別料金を足した比較用の金額は欄を分けてください。必要な条件に不明点が残る会社は、比較用の金額を「未確定」とし、最後に会社別の確認事項を挙げてください。
比較表に引用が付かなかった行は、「B社の設置費が見積合計に含まれているか、根拠の箇所を示してください」のように、会社名と項目を指定して聞き直します。項目が多いときは、本体、配送、設置の順に分けて確認すると、各社で同じ条件を拾えているか見比べやすくなります。
架空の3社で、合計に含まれる作業を比べる
次の表は、同じ仕様の収納棚2台を注文する場合の架空例です。金額はすべて税抜で、設置には組み立てを含む設定です。各社の見積書から拾いたい情報を項目別に示しています。
| 会社 | 見積書の合計 | 配送・搬入 | 組み立て・設置 | 比較用の金額 |
|---|---|---|---|---|
| A社 | 98,000円 | 指定場所まで込み | 別料金 15,000円 | 113,000円 |
| B社 | 108,000円 | 指定場所まで込み | 込み | 108,000円 |
| C社 | 92,000円 | 別料金 6,000円・搬入範囲は要確認 | 記載なし | 未確定 |
A社の見積書では、設置費が別途15,000円と書かれている想定です。指定場所への配送と設置まで頼むなら、98,000円に15,000円を足し、113,000円で比較します。同じ作業を含むB社は108,000円なので、この条件ではB社が5,000円低くなります。
C社は、本体の92,000円に送料6,000円を足すと98,000円です。ただし、これは搬入範囲と設置費を確認する前の小計です。比較表の合計は未確定にし、設置を頼めるかと、頼める場合の追加額を聞きます。設置できない場合は、自社で組み立てる時間や別業者への依頼も含めて検討します。
実務では税抜と税込が混ざったり、明細の金額が1台あたりだったりします。表に数字を転記したら、数量と税区分をそろえ、別料金を足す前にその費用が元の合計に含まれていないか確認してください。
引用から原文に戻り、追加費用を確かめる
Gemini Notebookのチャットに引用が表示されたら、選択してソースの該当箇所を開けます。引用された一文と、その前後にある条件を読み合わせてください。使い方はGoogle公式ヘルプのチャットの説明でも確認できます。
とくに確認したいのは、「込み」とされた費用の根拠です。例えば「搬入費込み」とあっても、備考に「階段での搬入は別途」と書かれていれば、エレベーターが使えない現場では追加費用が生じるかもしれません。「設置一式」とある場合も、組み立てまで含むかを明細や別紙で確かめます。
引用がない項目や、スキャンの文字が読みづらい項目は、元のPDFを開き、明細・備考・別紙を確認します。確認できた項目には「見積書1ページ目の備考」などと控えておくと、社内で表だけを見た人も判断の根拠をたどれます。修正版が届いたら、比較表の金額と根拠も同じ版にそろえます。
表の未確定欄を、先方への質問に変える
確認事項は、相手が金額と条件を分けて答えられる形にします。C社なら、次のように聞けます。
文面例 収納棚2台について、送料6,000円で設置場所まで搬入いただけますか。組み立て・設置もお願いできる場合は、その費用と、送料を含めた税抜合計をお知らせください。
回答を受け取ったら、元の見積書に書いてあった条件と、後から確認した条件を区別して表に追記します。社内で共有するときは、確定した合計、未回答の条件、回答の根拠を残しておくと、見積もりを取り直した際に差分を追いやすくなります。
まとめ
相見積もりの比較では、まず数量・税区分・必要な作業をそろえます。Gemini Notebookで比較表の下書きを作り、引用から原文へ戻って「込み」と「別料金」を確かめましょう。「記載なし」は未確定のまま残し、必要な費用と範囲がそろった段階で発注先を判断します。
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